Con frecuencia podemos encontrar a gerentes o directores que se frustran porque no entienden las causas de los problemas de desempeño de sus colaboradores. Muchos de ellos han experimentado diferentes métodos para tratar de solucionar este problema, pero la ineficiencia de estos métodos muchas veces solo incrementa su nivel de frustración. Además, en ocasiones la relación entre el líder y el colaborador se vuelve muy tensa por los malentendidos que se pueden generar, lo que a su vez empeora más el desempeño y provoca que el líder recurra a medidas más drásticas, estableciéndose así un espiral vicioso.

Ten en cuenta que tus colaboradores tendrán un buen rendimiento si el entorno laboral alienta estas acciones, para que logres conocer las causas del bajo desempeño con precisión, será necesario que junto con tu colaborador hagan un análisis minucioso para identificar las deficiencias, para empezar:

¿Tu colaborador está de acuerdo contigo en que su desempeño necesita mejorar?

Un inconveniente común es que el líder y el colaborador tienen diferentes puntos de vista acerca del nivel actual de desempeño de este último. Para solucionar el problema de desempeño, ambas partes deben reconocer la existencia de un problema y ambas deben estar interesadas en resolverlo. Si no existe un acuerdo, debes centrarte en resolver la discrepancia de percepción, ¿cómo hacerlo?

  1. Planifica el mensaje que vas a dar, recaba la información sobre sus resultados que comprueben el bajo desempeño.
  2. Recopila varios ejemplos concretos que muestren lo que estas señalando y que ayude a tu colaborador a entenderte.
  3. Céntrate en las tareas y no en juicios subjetivos sobre la persona.
  4. Orienta la conversación en buscar soluciones y no solo en mostrar las deficiencias.
  5. Cuida el tono, se accesible y empático, a menudo, lo que influye en los demás no es lo que decimos, sino cómo lo decimos.
  6. Escucha de manera activa lo que tu colaborador piensa, dale tiempo para que digiera la información y hable de su perspectiva.

Cuando ambas partes estén de acuerdo de la existencia del problema, revisen si se debe por una habilidad inadecuada o por falta de motivación, para ello responde a las siguientes preguntas:

¿Tu colaborador cuenta con la capacitación correcta?

En muchas ocasiones cometemos el error de pedir a los colaboradores que desempeñen actividades que exceden su nivel actual de habilidad o conocimiento, sin asegurarnos que hayan recibido alguna formación en el campo, por lo general, este problema se resuelve mediante capacitación o estudios adicionales.

¿La falta de habilidad se debe a los recursos inadecuados para efectuar el trabajo?

A veces el desempeño deficiente proviene de la falta de apoyo de recursos, estos pueden ser tanto materiales o personales, así como de la cooperación de grupos de trabajo interdependientes.

Cerciórate de que tu colaborador cuente con la información técnica, los recursos financieros y materiales, y el personal adecuado para desempeñar su función.

En caso de que tu colaborador cuente con la capacitación y los recursos adecuados, entonces, el problema puede deberse a la motivación. Recuerda que la influencia de tus acciones en la motivación de tus colaboradores es vital, debes destinar el suficiente tiempo para movilizar los recursos a fin de que tus colaboradores se sientan motivados. Algunas preguntas que puedes considerar para evaluar si el bajo desempeño se debe a la falta de motivación son:

¿Tus colaboradores entienden y aceptan tus expectativas de desempeño? ¿las metas representan un reto? ¿son comprendidas y aceptadas?

En ocasiones el problema de desempeño se deriva de una comunicación deficiente de las metas y los requisitos del puesto, en algunos casos las metas planteadas difieren de las metas deseadas, es decir, el empleado trabaja hacia el logro de una meta, mientras que el supervisor desea otra. Este problema puede ocurrirte cuando tus colaboradores no participan lo suficiente en el proceso de establecimiento de las metas u objetivos.  Asegúrate que tu colaborador comprenda qué se necesita para cumplir las expectativas del puesto, formula junto con él o ella las metas, las cuales deben ser tan desafiantes y específicas como sea posible.

¿Reconoces el desempeño de tu colaborador?

A veces los colaboradores no notan que el desempeño hace la diferencia, ya que han recibido retroalimentación y reforzamiento insuficientes por su trabajo.

Te sugerimos que reconozcas cada nivel de mejora, no esperes hasta la evaluación semestral o anual para proporcionar retroalimentación, la retroalimentación espontanea modela mejor el comportamiento, puedes realizar rituales de encuentro (cada semana, cada mes o bimestralmente) para dar seguimiento a los objetivos anuales, valorar lo positivo y acompañar al colaborador en sus áreas de oportunidad.

¿Son atractivos los incentivos de desempeño?

Muchas veces los incentivos que se ofrecen para fomentar un desempeño elevado no son los adecuados para una persona determinada. Necesitas ser creativo al generar una amplia gama de incentivos (lo cuales no necesariamente tienen que ser económicos), y ser flexible al permitir que tus colaboradores los elijan.

Si se han explorado las preguntas anteriores sin éxito, entonces tal vez es necesario pensar en reasignar al colaborador en otro puesto a fin a sus habilidades e intereses. Es importante que, como líder, comprendas las necesidades y expectativas de tus colaboradores y ajustes tu estilo de dirección a las circunstancias específicas de cada colaborador para que pueda mejorar su desempeño.